教育委員会から学校をタイムリーに支援する遠隔会議の仕組み

Microsoft Teams

前Post 文科省働き方提言に対するICT活用シナリオでは、43項目のうち16領域、8シナリオがICT利活用により働き方改革の効果が期待できるとされました。本Postでは、タイトルの通り遠隔会議とそのツールについて掘り下げていきます。

文科省提言からの抜粋

遠隔会議が期待できる領域として下記が挙げられます。

1.学校における業務改善について
④学校が教育活動に専念するための支援体制の構築
これまで学校が担ってきた業務について,域内で統一的に実施できるものにつ
いては,できる限り地方公共団体や教育委員会が担っていくとともに,各学校が組織的・継続的に業務改善に取り組めるよう,児童生徒を取り巻く問題について法的アドバイスを受けることや,学校と保護者・地域住民の間でのトラブル等の課題に直面した際の解決に向けた学校に対する支援を教育委員会が積極的に進めるなど,学校が教育活動に専念することができるような支援体制を構築するよう努めること
3.教職員全体の働き方に関する意識改革について
⑤ 教育委員会は,学校評価と連動した業務改善の点検・評価の取組を推進するとともに,教育委員会が策定する業務改善方針・計画や,実施する業務改善の取組について,毎年度実施する教育委員会の自己点検・評価の中で取り上げること。

学校における働き方改革に関する緊急対策の策定並びに学校における業務改善及び勤務時間管理等に係る取組の徹底について(通知)

遠隔会議の効果

遠隔会議は離れた拠点との会議だけでなく、リモートワーク・テレワークでも活用される仕組みです。学校においては教師が教育業務に集中できるよう下記の体制が必要になります。

  • 移動や情報共有に時間をかけず、すぐに対策がとれる体制
  • 組織的な継続的な改善のため、定期的な会議を行い、継続的な見直しと情報共有を行う体制

遠隔会議の仕組みを実現することで、教育委員会と学校とでタイムリーに情報共有できるようになります。遠隔会議では、会議の準備に時間をかける必要や移動の負担がないので、教育業務を圧迫することなく、業務改善が図れます。会議のためだけの移動時間が無くなることで、本来の業務に集中できる時間を確保できるのは大きなメリットです。また、遠方になればなるほど、移動費用や場合によっては宿泊費用が発生するため、経費削減の効果を期待できます。場合によっては車での移動が発生することがありますが、車を使わないことでCO2削減など環境への配慮も可能になります。また、すべてオンラインで情報共有できるようになれば、会議のための資料作成・印刷コストも削減でき、ペーパーレス化も実現できるまさに一石三鳥のツールといえます。

遠隔会議用のツール

NoverTi(ノベルティ)の利用にはMicrosoft Excelが前提となります。つまり  
Office 365 Education
を利用する学校となります。そしてOffice 365 Educationには Skype for BusinessTeamsといった遠隔会議用のツールが標準で含まれています。また、 Office 365 Educationは無料プランも提供されています。つまり追加費用なしで、今日からその場ですぐ遠隔会議を行うことが可能です。

Skype for Business
Microsoft Teams

Skype for Business と Teamsの違い

Skype for Businessは今後、Teamsに統合されていきますので、Teamsの方が多機能という面もあります。Skype for Businessで遠隔会議を行う場合は、通話先をお気に入りとして登録しておくと便利です。Teamsは遠隔会議だけでなく、ドキュメントやファイルの共有、チャットなども行うことができるコラボレーションツールとしての位置づけです。Skype for Businessと同様お気に入りから相手を選択して通話をすることに加え、 プロジェクトや目的毎に作成されたグループのメンバーとすぐ遠隔会議を開くことも可能です。詳細な違いはこちらのリンクをご覧ください。

一般的な遠隔会議ツールとの違い

民間企業においてもテレビ会議システムやIP電話などの音声会議システムまたは、個人間のやり取りであればLINEやMessengerなどのグループ通話アプリを利用するケースもありますが、大きな違いは学校においては追加費用なしで利用できること、LINEやMessengerと比較して企業向けのセキュリティで利用できることです。通話の仕組みのセキュリティ性は LINEやMessengerも担保されていますが、遠隔会議においてはファイルの共有やリアルタイムチャットでの議事録も同時に行うため、外部に情報が洩れる懸念のある個人用アプリは遠隔会議に向かないと考えられます。テレビ会議や音声会議は、システム用の機器が設置された部屋・会議室でしか利用できないため、今後柔軟な働き方が必要とされる学校においても、地域・場所に縛られない遠隔会議の仕組みが必要になりますので、遠隔会議のためだけにシステムを導入するメリットは低くなると予想されます。

結論

Office 365 Educationをご契約の学校であれば、すぐにでも遠隔会議の仕組みを構築できます。またTeamsなどのコラボレーションツールは、民間企業でもメールベースのやり取りからリアルタイムチャットに連絡手段を変えるなど、働き方改革の一助を担っているツールであるといわれています。これらのツールを率先して活用していくことが、学校における働き方改革にもつながると考えられます。

勤怠管理と勤務時間可視化の違いとは

文部科学省 学校における働き方改革特別部会の調査の結果「『労働時間を正確に把握すること』が、「残業時間の減少」、「年休取得日数の増加」、「メンタルヘルスの状態の良好化」に資する。」と報告しています。
このことから、学校の働き方改革の実現のために、ICTによる勤務時間の可視化は重要な要素です。
NoverTiは、教職員個人、学校、教育委員会の3つの視点で、教職員の属性に基づいて分析できます。
教職員個人はご自身のことを、学校の責任者の方は自校の教職員の働き方を、教育委員会の担当者の方は管轄する学校の働き方を様々な属性から分析し、対策へと繋げられます。
レポートをクリックするだけで様々な切り口で自動で分析・集計できるので、勤務時間を記録するだけの運用よりも、ICTにより成果の見える働き方改革を日々実施できます。

詳細は下記ページの右下ポップアップからカタログをダウンロードください。


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