全体の状況を俯瞰して把握するためのダッシュボード

NoverTiダッシュボード

前Postから引き続き、ICT活用シナリオについて引き続き掘り下げていきます。シナリオ概要は下記Postをご覧ください。

文科省提言からの抜粋

ダッシュボード、つまり業務の可視化について効果を期待できる領域をPickUpします。ここでは大きく分けて 「業務量の把握」と 「業務時間の把握」に対して「簡素化」が必要とされています。

1.学校における業務改善について
⑤業務の管理・調整を図る体制の構築
文部科学省の取組を参考に,給与負担者である教育委員会において,正規の勤務時間や人的配置等を踏まえ,教職員の業務量について俯瞰(ふかん)し,学校に対して新たな業務を付加する場合には積極的に調整を図る体制を構築すること。
⑬各学校における業務改善の取組の促進
各学校に対して以下の点を踏まえた業務改善の取組を促し,必要な支援を行う
こと。
・業務を洗い出し,可視化し,見直していくこと。
・各学校においては,校長をはじめとした管理職は学校の重点目標や経営方針を明確化し,その目標達成のために真に必要な業務に注力できるようにすること。
・管理職は教職員の組織管理や時間管理,健康安全管理をはじめとしたマネジメントを着実に行うこと。
・教職員一人一人が,自らの業務一つ一つについて,より効果的に行うことができないか,適正化の観点から見直すこと。
・学校の重点目標や経営方針において,教職員の働き方に関する視点も盛り込み,学校全体で取り組むこと。
・教職員間で業務の在り方,見直しについて話し合う機会を設け,その話合いも参考にしながら,管理職は校内の業務の在り方の適正化を図ることができるような学校現場の雰囲気づくりに取り組むこと。
・地域・保護者や福祉部局・警察等関係機関との情報共有を緊密に行いつつ,適切な役割分担を図るよう努めること。
・保護者や地域住民との学校経営方針の共有を図るとともに,地域・保護者との連携については,保護者や地域住民が一定の権限と責任を持って学校運営に参画する仕組みである学校運営協議会制度の活用や,地域学校協働活動を推進すること。

③ 教育委員会において,教育委員会として学校に作成を求めている計画等を網羅的に把握した上で,「スクラップ&ビルド」の視点に立ち,その計画の必要性を含め,整理・合理化をしていくとともに,教育委員会において計画等のひな形を提示する際には,過度に複雑なものとせず,PDCAサイクルの中で活用されやすいものになるよう取り組むこと。

学校における働き方改革に関する緊急対策の策定並びに学校における業務改善及び勤務時間管理等に係る取組の徹底について(通知)

2.勤務時間管理の徹底及び適正な勤務時間の設定について
① 勤務時間管理については,厚生労働省のガイドラインにおいて,「使用者は,労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し,適正に記録すること」とされており,勤務時間管理は労働法制上,校長や服務監督権者である教育委員会に求められている責務であることを踏まえ,本通知及び厚生労働省のガイドラインに基づき,教師の勤務時間管理を徹底すること。勤務時間管理に当たっては,極力,管理職や教師に事務負担がかからないよう,服務監督権者である教育委員会は,自己申告方式ではなく,ICTの活用やタイムカードなどにより勤務時間を客観的に把握し,集計するシステムを直ちに構築するよう努めること。
3.教職員全体の働き方に関する意識改革について
④ 学校運営の組織的・継続的な改善を図りつつ,各学校が保護者や地域住民等に対し,適切に説明責任を果たし,その理解と協力を得るためにも,学校評価において重点的な評価項目の一つとして,業務改善や教職員の働き方に関する項目を明確に位置付け,自己評価はもとより,学校関係者評価についても積極的に実施していくこと。また,学校の実情等を踏まえ,第三者評価についても積極的に検討していくこと。
⑤ 教育委員会は,学校評価と連動した業務改善の点検・評価の取組を推進するとともに,教育委員会が策定する業務改善方針・計画や,実施する業務改善の取組について,毎年度実施する教育委員会の自己点検・評価の中で取り上げること。

学校における働き方改革に関する緊急対策の策定並びに学校における業務改善及び勤務時間管理等に係る取組の徹底について(通知)

ダッシュボードの効果

抜粋の通り、PDCAを実施するにあたって、「過度に複雑なものとせず」「活用されやすいもの」が必要となります。冒頭で触れた通りICTを活用することで「簡素化」が狙えます。教師一人ひとりの業務改善も必要ですが、「誰が」「どのような仕事を抱えていて」「どのくらい時間をかけているのか」を学校全体、教育委員会とともに改善を働きかけていく仕組みが必要です。可視化することのメリットは下記Postの通り、このような効果が現れます。

  • 確実に把握できるようになり
  • 属性毎に分析することで
  • 正確な情報共有ができ
  • すぐ対応できるようになった

ダッシュボードツール

継続的に実施するには、わかりやすく、横断的に使えるツールが最適です。ここではダッシュボードの観点からOffice 365 Educationに含まれる「Planner」とクラウドサービス「NoverTi」が最適です。

Microsoft Planner
NoverTiダッシュボード

Plannerの活用

Microsoftが提供するPlannerは教員自身のタスクを記録・可視化するだけでなく、チーム全体の業務量を把握するのにも効果的です。自身が一日の業務でどの程度のタスクを抱えているかをチェックでき、主任や学校経営者が学校内で業務の偏りがないか、または業務改善が進んでいる教員がいるかを把握できるので、日々の業務改善につなげることができます。タスクは下記の画像の赤枠にタスクを入力して追加ボタンをクリックするだけで登録できます。

Planner操作手順

NoverTiの活用

弊社が運営するNoverTiは、従来のタイムカードや勤怠管理システムと異なり、勤務時間の可視化に特化した学校専用のクラウドサービスです。従来のシステムでは分掌、年次、部活動などの属性を軸に分析するのは、集計などの作業が必要でしたが、NoverTiでは自動で属性を軸に可視化します。また、月末などにまとめて集計されていた勤務時間は、教職員が日々Excelをアップロードするだけで翌日には教員および学校経営者が状況を確認できるようになります。週次・日次で勤務時間が可視化されるようになるので、超過労働に対する対策をすぐ取れるようになり、残業抑制に効果をあげられます。もちろん学校だけでなく、教育委員会にも同じデータを集計不要で確認できるので、自治体・地域全体を挙げて教師の教育業務をバックアップする体制をすぐに構築できます。

さらに、レポートも定型的なものになるので、客観的な評価ができるようになるだけでなく、従来統計や集計に年単位の時間がかかっていた作業が、月次で報告できる体制にすることも可能です。

NoverTi学校レポート

従来サービスとの違い

個人用のタスク管理ツールは色々とありますが、Plannerは無料から契約できるOffice 365 Educationに含まれており、さらにチームでのタスク管理ができるようになることがメリットといえます。タイムカードや勤怠管理システムとNoverTiは根本的に製品の傾向が異なっており、前者は記録・労務管理の仕組みであるのに対し、後者は学校の働き方改革を推進するために、勤務時間の可視化に必要な情報を提供するサービスです。休憩時間、年次有給取得数や学校横断での分析といったことも可能ですので、民間企業向けの製品よりも学校に最適化されたサービスといえるでしょう。

結論

PlannerとNoverTiを挙げましたが、PDCAのためのツールとして日々多忙な教員の業務に負担とならないことが重要です。また、ダッシュボードは一目でわかることが必要です。働き方改革の実現のために、実質的な業務削減につながらない分析や集計に時間をかけるのではなく、効果のある施策を日々実施していくことに注力すべきでしょう。日々自動で業務を可視化するダッシュボードは、施策の結果も可視化するので、PDCAを後押しする強力なツールといえます。

勤怠管理と勤務時間可視化の違いとは

文部科学省 学校における働き方改革特別部会の調査の結果「『労働時間を正確に把握すること』が、「残業時間の減少」、「年休取得日数の増加」、「メンタルヘルスの状態の良好化」に資する。」と報告しています。
このことから、学校の働き方改革の実現のために、ICTによる勤務時間の可視化は重要な要素です。
NoverTiは、教職員個人、学校、教育委員会の3つの視点で、教職員の属性に基づいて分析できます。
教職員個人はご自身のことを、学校の責任者の方は自校の教職員の働き方を、教育委員会の担当者の方は管轄する学校の働き方を様々な属性から分析し、対策へと繋げられます。
レポートをクリックするだけで様々な切り口で自動で分析・集計できるので、勤務時間を記録するだけの運用よりも、ICTにより成果の見える働き方改革を日々実施できます。

詳細は下記ページの右下ポップアップからカタログをダウンロードください。


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