関係者間での教材・資料・情報の協働作成・共有

OneNote Staff Notebook

今回も、ICT活用シナリオについて引き続き掘り下げていきます。シナリオ概要は下記Postをご覧ください。

文科省提言からの抜粋

コミュニケーションを取りつつ、ドキュメントをリアルタイムに複数人で作成することで、レビュー待ちがなくなり情報共有の速度が向上します。効果が期待できる領域を引用します。

1.学校における業務改善について
⑧統合型校務支援システム等のICTの活用推進
統合型校務支援システムの導入により,指導要録への記載など学習評価をはじめとした業務の電子化による効率化などを図るとともに,ICTを活用し,教材の共有化を積極的に進めること。その際,都道府県と域内の市町村との連携により,都道府県単位での統合型校務支援システムの共同調達・運用に向けた取組を進めること。
⑩授業準備
授業で使用する教材等の印刷や物品等の準備のような補助的業務や理科の授業における実験や観察等について,授業中の支援に加え,実験の準備・片付けや教材開発の支援は,教師との連携の上で,サポートスタッフや理科の観察実験補助員の積極的な参画を図ること。作業を効率的に行うためのICT設備やOA機器の導入・更新やICTを活用した教材や指導案の共有化とともに,都道府県教育委員会の教育センター等における教材や指導案の共有化に取り組むこと。
⑬進路指導
高等学校における進路指導に関わる事務のうち,企業等の就職先の情報収集等について,事務職員あるいは民間企業経験者などの外部人材等の参画・協力を進めること。
進路指導に付随する業務である検定試験や模擬試験の実施における監督等については,可能な限り民間委託等を進めていくこと。
教師が進路指導を担う際には,進学や就職の際に作成する書類について,校務支援システムの導入や様式の簡素化,都道府県や市町村における様式の統一化のほか,学校における集中処理期間の設定等,作業をより効果的に進めること。
③ 教育委員会において,教育委員会として学校に作成を求めている計画等を網羅的に把握した上で,「スクラップ&ビルド」の視点に立ち,その計画の必要性を含め,整理・合理化をしていくとともに,教育委員会において計画等のひな形を提示する際には,過度に複雑なものとせず,PDCAサイクルの中で活用されやすいものになるよう取り組むこと。


学校における働き方改革に関する緊急対策の策定並びに学校における業務改善及び勤務時間管理等に係る取組の徹底について(通知)

ICTの活用促進の前提

「業務を電子化する」ということは、ICTに合わせた業務・運用ルールに改革するということです。従来の紙ベースで行ってきた業務が今の時代に「正しいやり方」かどうか、一考する必要があります。つまり時代に合わせたルールで運用することで、ICT利活用の効果を最大限に受けることができます。

業務改善効果を得るための「運用ルール変更」のポイント
①紙資料による管理の廃止
②標準機能の利用の徹底
③統合型校務支援システムへの入力方法の統一(標準機能の記入方法に揃える)


統合型校務支援システムの導入・利用に関する手引き

協同作業ツールの効果

従来のやり方の場合、紙でやり取りをしたり、ファイルをメールに添付するなど、待ちの作業が発生し、またはコミュニケーション不足で二度手間になったりすることが当然としてあります。問題点は山ほどありますが、これらを「電子化」すると、今の時代に「正しいやり方」で業務を進められるようになります。

協同作業ツール

例えばOneNoteやTeamsを活用することで、従来の問題は一気に解決します。必要なデータが一か所にまとめられ、必要な相手といつでもどこでもスムーズに業務を行うことができます。また、MicrosoftからOneNote Class BookOneNote Staff Notebookのように教育業務に特化したOneNoteテンプレートが提供されています。セクションに対して任意のアクセス権をカンタンに設定できるので、部毎や学年毎またはプロジェクト毎に、必要な相手と共同でドキュメントを作成できるようになります。

OneNote Staff Notebook

Teamsのチャットでレビューをしたり、リアルタイムにページを編集しあうことで、従来と比較して業務のスピードが格段に向上します。

Microsoft Teams

OneNote

OneNoteとはデジタルノートアプリで、一言でいうならば「すごいメモ帳」です。WordやExcelのようにレイアウトを気にすることなく、自由に文字や画像を貼り付けられ、リアルタイムに自動保存しますので、保存忘れがありません。上記のように学校向けだけでなく、テンプレートも公開されているので、1からデザインすることなく目的に合わせてドキュメントを作成することができます。また、教師向けの活用ガイド(英語字幕付き)が充実しているのも特長です。

Teams

Teamsはリアルタイムコラボレーションツールとも呼ばれるチャットツールです。業務毎や部門毎、プロジェクト毎にグループがあり、招待されたメンバー同士で情報共有が行えます。例えば教師とサポートスタッフ・補助員が参加するグループで、教師から他メンバーに依頼したいこと、スタッフから教師に確認が必要なこと、報告などをチャットで済ませられるようになりますので、電話やメールなどで教師の業務が止まることはありません。また教師もスタッフとすぐ連絡を取りあえるので、積極的なサポートを受けられるようになります。同様に進路指導のプロジェクトのグループでは、事務員や外部委託先からの調査情報やファイルをチャット上で共有することで、業務スピードを向上することができます。Teamsの遠隔会議機能については下記Postをご覧ください。

結論

このように学校におけるICTの利活用を促進するには、業務ルールの変更が必要で、働き方改革とは生産性向上を指します。つまり、ICTが生産性を向上するだけの機能・役割を持つ必要があります。OneNoteやTeamsは複数人で同時に業務を行う場面や、メンバー同士の連携が必要な業務に最適です。教師が本来の教育業務に注力するため、教師以外の周囲のサポートスタッフもICTを積極的に利活用して、各業務をスムーズに行えるようにすることが、学校の働き方改革を促進できるものと考えます。

勤怠管理と勤務時間可視化の違いとは

文部科学省 学校における働き方改革特別部会の調査の結果「『労働時間を正確に把握すること』が、「残業時間の減少」、「年休取得日数の増加」、「メンタルヘルスの状態の良好化」に資する。」と報告しています。
このことから、学校の働き方改革の実現のために、ICTによる勤務時間の可視化は重要な要素です。
NoverTiは、教職員個人、学校、教育委員会の3つの視点で、教職員の属性に基づいて分析できます。
教職員個人はご自身のことを、学校の責任者の方は自校の教職員の働き方を、教育委員会の担当者の方は管轄する学校の働き方を様々な属性から分析し、対策へと繋げられます。
レポートをクリックするだけで様々な切り口で自動で分析・集計できるので、勤務時間を記録するだけの運用よりも、ICTにより成果の見える働き方改革を日々実施できます。

詳細は下記ページの右下ポップアップからカタログをダウンロードください。


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